Weg vom Papier, hin zu digitalem Informationsmanagement. So ähnlich könnte der Auftrag gelautet haben, den die Personalabteilung an die SPAR ICS herangetragen hat.

In der Entscheidung für das Projekt haben viele Argumente eine Rolle gespielt.
Der Wunsch das Risiko zu reduzieren, dass mit der Lagerung von Papierakten einher geht, die Prozesse, die wesentlich effizienter gestaltet werden sollten, um eine höhere Servicequalität zu erreichen, das Finden von Dokumenten sollte auf Knopfdruck funktionieren. Auch der Faktor Platz hat eine Rolle gespielt.

Durch den Abbaudes Papierarchives konnte wertvoller Raum für Büroflächen gewonnen werden.

In der Anwendung war es besonders wichtig, dass der Mitarbeiter seine gewohnt Umgebung nicht verlassen muss. In diesem Fall wurde SAP HR verwendet. Auf den Personalakt kann direkt aus SAP HR heraus zugegriffen werden.  Dokumente können direkt von SAP HR in den Personalakt gescannt werden. Die Einarbeitungsphase konnte so besonders kurz gehalten werden.

Beeindruckend ist auch, dass nach dem Scannen der Papierakten und einer intensiven Qualitätssicherung die Papierdokumente unmittelbar vernichtet wurden. Dieses Vorgehen ist nicht nur sinnvoll des Platzes Willen, sondern unterstützt wesentlich die nahtlose Umstellung von der Papierakte auf die Digitale Personalakt.

Es wurden rund 150.000 Papierakten mit geschätzten 2.000.000 Dokumenten digitalisiert.

Der erwartete Nutzen wurde sogar übertroffen. Beispielsweise sorgt der Digitale Personalakt für eine “leichtere” Büroathmospähre, da auch die Ordner von Schreibtischen und Regalen verschwunden sind.
Meine persönliche Vermutung ist, dass auch das “Börserl” ganz glücklich mit der getätigten Investition ist.
Aber lesen Sie einfach mehr in unserer Case-Study zur Digitalen Personalakte bei SPAR.

Die SPAR Österreichische Warenhandels-AG hat mit Oktober 2011 Fabasoft Folio erfolgreich als ”Konzernales DMS” (konzernweites Dokumentenmanagementsystem) für 4500 MitarbeiterInnen in 7 Ländern implementiert.

Der Digitale Personalakt ist ein fachspezifischer Geschäftsprozess, der auf Basis Fabasoft Folio umgesetzt wurde.